1. PREPARAR

Preparar la reunión para lograr

acción y resultados.

• Aclarar objetivos
• Definir Agenda y Horarios
• Número correcto de personas correctas
• Reglas para seguir
• Resumir y aclarar compromisos

2. Conducir:

Cómo conducir la reunión para lograr una mayor y mejor participación.

• El Líder debe llegar a tiempo.
• Comience y termine la reunión a tiempo.
• Evite la tentación de detener la reunión cuando alguien llega tarde o se va temprano.
• Dar siempre continuidad a la reunión. No resumas para nadie el estado de la reunión.
• Al final de la reunión, habla individualmente con la persona que llegó tarde o se fue temprano, para que te explique por qué. Hable con la persona sobre la importancia de dar ejemplo a los demás.

3. Participa:

Cómo motivar la participación y eliminar los miedos a la participación, utilizando una combinación de cuatro competencias básicas:

• Hacer preguntas
• Escucha activamente
• Demostrar con evidencia
• Dar apoyo

4. Seguimiento:

Comprender la necesidad de mantener un seguimiento disciplinado de los compromisos para tener éxito en las reuniones.

• El seguimiento rápido y activo de los compromisos después de la reunión de cuentas, es la tarea más importante para hacer efectiva la reunión.
• Las reuniones que no terminan de aclarar los compromisos, responsabilidades y fechas de cumplimiento, que no tienen un seguimiento sistemático a su ejecución, son una pérdida de tiempo y recursos.
• Debe ser usado regularmente.
• Mantenga un calendario de revisiones (semanales/mensuales).
• Documento: avances significativos, hallazgos, problemas y sus causas.
• Proponer contramedidas que resuelvan la causa raíz.
• ¿Por qué molestarse en asignar compromisos, si nadie realmente va a actuar sobre ellos?